Hi, everyone. Welcome. Welcome.

Happy Wednesday. Thank you for joining us today.

Welcome back to session three. It is fantastic to see all of you. We appreciate you taking time out of your super busy schedules to be here with us.

Welcome. Welcome back. If you're willing and able, please feel free to turn your camera on today. We'd love to see you and engage with you. We understand if you're unable to at this time.

Alright. Welcome back to week three of RevOps. Today, we're gonna be discussing running your own revenue engine diagnostic.

Without further ado, I don't have too many announcements other than if you have any questions or you need any assistance, please feel free to reach out to me on Slack or in the Zoom channel. I'm Allison. I'm here to help today. But without further ado, welcome, Brian. How's it going? Hope you're doing great.

I'm doing great. Happy Wednesday, everyone. Allison, I appreciate it, and thanks, for you all for joining for class three. As Allison said, I'm just gonna hop right into it.

Alright. Let me go ahead and share my slideshow and be good to go.

So just like last week, we do have a workbook, and so I'll go ahead and put this in the chat. And if you wanna go ahead and add these slides to your master workbook, you can certainly do so, as well because we'll be going through a couple of these sections throughout the course. There's also gonna be a couple of links, and so I'll just drop these in now, so that you guys have access to them so that, it's a little bit easier for you guys to to kind of view these. And so, they should be view only, or yes. You have to make a copy. But if you're having, trouble opening one, just ask Allison, and she could help.

Alright. I'll get this started. Start the slideshow. Alright. So this is session three. We're gonna talk through running your own revenue engine diagnostic, and I'll explain all about what that is, in a minute.

And so let's go over the agenda. Oops. So the agenda today, we're gonna start with secondary KPIs. We finished last session going over primary KPIs in the data model.

So we'll talk about secondary KPIs, and then we'll jump into the revenue engine diagnostic or RED for short, talk through why it's important. And then the two sections of it we'll complete today are the go to market survey and the experience audit or process mapping.

And then if we have time at the end, I'll go through a q and a.

Alright. Let's talk about secondary KPIs first. So last week, I showed you this data model, and this is a nonrecurring data model. So it's kind of the bow tie model, but only a little bit portion on the right side because it's nonrecurring.

But we talked about primary KPIs. So if you remember, we had three main sections on the left side of the, the bow tie. On the far left side was kind of an anonymous contact or a session or review on your website. Right here in the middle is when they become a customer, and then over towards the right side is when being a live or onboarding customer. At the top are kind of like the rev ops activities that your team is doing, whether it's marketing ops, sales ops, customer success, or finance.

And then within each of these sections, here are the primary KPIs. And so in this specific one, we're talking through sessions, leads, marketing qualified leads, sales qualified leads, opportunities, closed one deals, closed revenue, and then live revenue.

So down here, you'll see that we've got the volume for each of those. You can track the volume and then the converge rate in between. So these primary KPIs you should have filled out in your workbook last week. So let's talk about how we take primary KPIs and then bring secondary KPIs from them.

So what are secondary KPIs? They are primary KPIs combined with business specific business specific partitions that explain the impact of rev ops initiatives. So in those data models and those, extra shots that we did last week, we went through, examples of how to use primary KPIs. But to answer the question why or why not we hit our goal for those, we need to get into secondary KPIs that really focus on these business specific partitions.

So what are the business specific partitions?

Essentially, they describe the primary KPI. They answer the who, what, where, and when. So if these are set up properly in your CRM, you should be able to answer who, what, where, when for all, six to eight of those volume metrics that are your primary KPIs.

So what they allow you to do is really dive and drill super deep into the effectiveness of some of the things you're working on. So an example of that is, articulating the impact of an initiative. So maybe looking at a specific marketing channel or marketing campaign and figuring out the ROI or impact of that.

You can also use them to compare and contrast the effectiveness of a similar role. So you can look at all your AEs or sales reps, all your SDRs, and and compare some of those similar conversion rates and volume metrics across people with similar roles. You can compare time periods, so a create date, a close date, a conversion date. You can use, you know, a rolling ninety days.

You can use last month, this week. All those date periods allow us to compare things over time. You can analyze your ICP, which is your ideal customer, ideal customer profile or persona. And this is these are things like industry, geography, company size.

And so, again, you can compare, you know, volume and conversion rate metrics, through all of these. And then finally, you can complete your own sales process, in some cases. So if you use MEDDPIC or another sales methodology like SPICE or BANT, you can certainly compare, the scores that you have and certain parts of your sales process with the with the level effect of effectiveness. And then also the, like, the closed lost reason, you can begin slicing all your boss deals by the reason and figuring out why you might be losing deals.

So these are just some examples. You guys probably are using these already in your business, but, the term that I call it are secondary KPIs that really allow you to do that.

So let's look at what this looks like.

So this is a graphic that you guys will have in your work, but then I'll have you fill it in a second. But at the very top, we have, the primary KPIs, and they and they follow the same data model that I showed you, just a few seconds ago. And so we've got sessions through closed revenue into live. Each of these primary KPIs are color coded. The color coded key is over on the right hand side. So available means that it's not only in your CRM, but the data is correct, fully adopted, and you kinda use that as your source of truth.

The orange or yellow means adoption is needed. So maybe you can track sessions, but you don't feel like you're tracking every session or there isn't a a process to do something with them. And so here, you still need some process adoption that's needed to really understand and validate that data. And on the right side, we have, red, which is unavailable. And so maybe you're not tracking live revenue in your CRM, or maybe you're not tracking when your customers go live or onboarded. And so this is something that, you don't have the ability to track volumetric six because it's currently unavailable.

So the secondary KPIs can apply to any of these primary ones. And so as I said a second ago, they go through the who, what, where, and when.

So looking at leads as an example, who is the lead? Like, what's the demographic information of the lead? They could be industry. They could be sourced by a certain go to market motion. They could have a certain ICP profile.

What was the conversion? Was it a form on your website? Was it a specific campaign? Was it a specific product demo that they wanted?

Where did they come from? What's their geography, their their country?

What is their source? So is it, like a Facebook ad, or is it direct traffic to your website with the visitor types right there? And then when? When was the create date? When was the conversion date? And so if you have these these all set up correctly in your CRM, you can take every single lead and slice it by all of these different secondary KPIs.

Not only can you do the volume, but you can also do the conversion rate. And so now, previously, we looked at those datasets, and we looked at, like, maybe eight, eight to twelve metrics, which is just the volume counts and the conversion rates in between. When you add these on top of it, it exponentially, adds to kind of what you can actually track.

So you might track similar things on, like, the lead or, contact object than you would on the opportunity or deal object, but it could be different. Right? There's usually a sales rep associated to, a deal, like a deal owner, but it might not necessarily be the same person as a contact owner. You might have very similar, properties between.

So maybe you track go to market motion on both, you know, the leader contact object and the dealer, opportunity object. You can also have different levels of adoption. Maybe ICP ICP profile is getting adopted on the leader contact level. You can track it pretty good on leads, but you you're not passing that information over to the the the deal or opportunity record, and so it's now in the red.

And you can see as we go down, there's different what scenarios. So maybe it's MEDDPIC score, a lost reason, a product.

There's different where, so maybe they're in different pipelines. And then there's different whens. Maybe we're looking at trailing ninety days, maybe the last stage that was before closed lost. And so you can see that we're able to take all of these primaries, add secondary add secondary KPIs to them, and really enhance the level of effectiveness that we're able to do, to to report on this stuff.

Because at the end of the day, rev ops is all about creating actual reporting that drives business performance. And these are this is the level of granularity you need to get into to, to make things happen. Charlie, I do see your hand. Let me just go through two more slides, and I'll and I'll let you speak.

So, the next thing is that, as I said, some of this information lives on, different, object records in your CRM. And so the best practice is it's really critical that we ensure the important data is reflected between objects so that we can actually report on these secondary KPIs across the entire funnel. And so on the left hand side, maybe you've got sessions, which isn't even a record in your CRM, so it's hard to do secondary KPIs on that. But if you have contacts and deals or opportunities, if they're called that in Salesforce, we could actually set up automations or or lookup fields to pass this information in between. So if you wanna look at the conversion rate or the volume of a certain ICP profile, you can add the secondary KPI to multiple objects, and you can track this all the way from lead to close one, for example, track all the volume, in between and all the conversion rates as well.

A lot of things start at the contact level and push up to the deal when they're associated, but we can also do the inverse and push things back. So maybe at, like, a stage two deal, the the prospect selects the product that they're interested in. Well, you might wanna send that information back to the contact record so that you can kind of associate that certain product interest with that contact.

Now every lead is not gonna have a product associated with it because they don't go into the sales pipeline and they don't get to that stage where they kinda tell you what product the best fit for. But for the ones that do, you can see if certain product types converted at a higher level to MQL or opportunity.

Source is a big one that everyone tries to track. Right? Marketing creates everything on the contact record, and they really need to look at the attribution. So we have to pass the source over to the dealer opportunity record so that we can really see the effectiveness of certain marketing campaigns and the closed one revenue or pipeline associated with it. And so each of your businesses will have different kind of who, what, where, when indicators.

But the point here is that setting up the infrastructure architecture to pass this information back and forth will really allow you to unlock a lot of reporting and really let you do, much more robust porting reporting with your volume and conversion metrics.

So what are some examples of secondary KPIs? And, really, all they are are the primary KPI by the business partition we're, segmented in by. So some common examples. If you if you look at c r four, we talked about kind of the terminology, common terminology. So c r four is opportunity to close one, basically your sales cycle, sales conversion rate. We can look at deal conversion rate by sales rep, product, geography, or industry.

So if you miss your sales goal or you hit your sales goal and you're asking why or why not we did, what contributed the most of it, you can run your conversion rates by these four partitions or secondary KPIs and come up with a really good example of, you know, what had the biggest impact on hitting or missing in your goal.

We can do the same thing for volume. So v three is volume of marketing qualified leads, whether it's last quarter or this year. We can look at the source, the marketing channel, the campaign, the ICP tier, or the lead score. And so just in that one part of the data model, the marketing section between lead and MQL, we can track by five or six things that really inform the marketing team, what is the volume that they that they're generating these by by channel, and what is the conversion rate to the next stage? And then on the same part, if you go up further the funnel, you'll get new leads. You can look at the source. Was it an online source like a like an ad or direct traffic to your website, or is it an offline source like an like an integration from ZoomInfo or maybe a list import from an event?

You can also usually see, like, the last page they've seen so you can get a a sense of, where they're working on your website. You can look at the form or conversion page on kinda how they became a contact in your CRM and the creation month. Right? Maybe there's if you're seasonal, there's, you're expecting to get new leads in certain creation months over the over the other. Or if you have a goal for the volume of new leads, you can look at this month over month and kind of see, see how you're trending.

So we might have some, some questions here. Looks like, Charlie, you had your your hand up. Do you still wanna ask a question?

No.

Okay. Did I explain it, or am I still off base?

Okay. It was about your definition of secondary because, secondary, you're you first said the primary was who, what, when, and then your secondary was who, what, when. But I now understand that the secondary is just to double click on the primary and allows you to more, you know, yeah, to to truly break break up, compartmentalize, you know Yep. Yeah.

I I yeah. Yeah. You explain. Thank you.

Yeah. The double click is a really good, point. Yeah. Where you're like, let's let's look at MQLs.

If we would double click on them, what would we see? The who, what, where, when, and it would be these, attributes right here. So what does that unlock? So it unlocks reporting that highlights the effectiveness of the different bow tie model sections.

So So here you see on the bottom, we've got product category. And so we've got five product categories, and we could see the volume of deals within the product category.

Then we can also see the marketing channel that were, that generated them. So you'll see that inbound is our biggest channel, which is pretty common. But, you know, customer referral works really good for this channel, twenty five percent of our deals. Right?

And then once you kind of layer on top of it, what is the this is the, close rate or conversion rate of these different channels. Now we're taking we're just taking that same section of the bow tie model just like deals created and slicing it by not only the marketing channel, but now the close rate. So you'll see here that our close rate for a referral is fifty percent, but, obviously, our volume is so low. So if you were in rev ops, would you say maybe we should start a better customer referral program?

Maybe you should we should incentivize either our customers or our, like, customer success or delivery team to get more referrals because they convert at such a higher rate. Should we do a company initiative? Should the CEO do customer outreach? What other things that we can we do to increase this volume because the average is so high?

The average, sorry, the conversion rate. Alternatively, you can see here that our most of our leads are inbound, you know, sixty one leads or sixty one deals, excuse me. The conversion rate's about sixteen percent. Is that too high or too low?

If we maintain it, what volume of inbound leads do we need to hit our revenue goal?

If we are able to raise this to twenty percent, how does that impact our marketing strategy? Are we generating volume of deals and just try and if they're bad fit deals, we're okay with that, the conversion rate will suffer, suffer, or do we want a lower quantity and really boost this conversion rate? And so you can see how last week, looking at the primary KPIs, a lot of you said, hey. Context matters.

You can't just look at this black and white and tell me exactly what to do. But when you add those secondary KPIs, you can easily start thinking through, how do I impact this as a rev ops professional? Which product category generates the most? Is MVP launch a higher profit product than guided activation?

If it's not, what does that say about our strategy?

Do we wanna increase the VCPE or HubSpot channel? If if we do, how is that gonna impact my business? And so these are the questions we wanna start asking, but you can only do this if your primary KPIs and your data model are correct. If all of these at the top are red and they're unavailable, the data is not gonna be correct enough, so you're not gonna be able to slice it. So that's why I went over the primary KPIs first because once these all turn green, it's pretty easy to get these other things green. These are usually just standard or custom fields within the CRM. And once these start getting populated and adopted, you can really unlock exactly what we're trying to do here, which is create actionable reporting.

So I'm gonna pause right here, and we're gonna open our workbook. But while I do that, what what kind of secondary KPIs do you use that are specific to your business? So everyone has, like, conversion rate by deal owner or sales sales rep. But what specific things do you guys use that are most impactful where you're trying to look you know, q two is about to end. What are you looking at right now that's really gonna give you an indicator of how you're doing in a certain part of your data model?

So hope you guys can enter that in the chat, and then we're gonna go into the workbook and then go and complete, slide three. And so what I want you to do here is I want you to highlight these little boxes. You just kinda click into them, and you should be able to have just, you know, a normal green up here, and kinda click, you know, orange, green, red. And so all of these, squares here, if you if you have SQLs or you have a different terminology, you can But I want you to color code your primary KPIs, and then I want you to go through and look at your secondary KPIs that you have available and color code these. If you have ones that are different, maybe you don't track by MEDDPIC, maybe you track by Vant.

Just go ahead and update it so it's more specific to you. And if there's things that you find interesting that might help your business, mark them red and make sure that you, you know, think through yourself or talk to someone on your team that may be able to activate this, you know, for your team if you think it will be impactful.

Then if you want, like, extra credit, you can begin to drop in arrows and begin to say, hey. We should really start pushing, you know, data from this object to the next object.

Alright. I'll pause right now, and I'll look at some questions. But, hopefully, this, this graphic is easy enough to fill out, and it gives a good visual.

We use this at my company internally. And especially for the secondary KPIs, I try to highlight one that's an orange or red every quarter or every six months to begin to layer more data on top. They see how impactful it is when I run our, you know, quarterly business reviews on what I'm able to pull if we have these. And so they're much more willing, to have me add more deals deal properties that the sales reps must fill out because they see the value that it provides.

Alright. So we have geography industry clients push rate. Malcolm, what is, what do you how do you define push rate? That one's interesting.

Deal velocity. Okay. Yeah. Malcolm, these are kind of, these, like, these sound like formulas or something that I'm not sure I could track easily in a in a report in a primary API, but maybe you can.

So push rate is, like, how many things were supposed to close this quarter that now pushed into the next quarter or into the future? And, like, is that because what I wanna know is, like, especially since I'm handing off a lot of, outbound sourced opportunities, right, with BizDev, I wanna know if there's an outlier who's consistently pushing outbound sourced deals more fully. You're you're using push rate for the deals you pass to a certain account executive or sales rep. Who's who's just pushing my deals now and I'm not trying to close them?

Exactly. But you could also probably potentially slice that with, you know, what outbound campaign you were looking at or where you source the lead as well to see if, the people that you're passing over are less interested from a certain channel. So I do like push rate. Does it quite if it's somewhere right here within the data model, but it's it's certainly that something that's not, always standard reporting.

But I do like how you track that.

Does anyone, have fields like geography or region where you take the the country or the state and you, put that in a workflow and have, like, a much simpler drop down where you're able to really summarize some of these things. And so maybe every country in North America gets tagged as the geography of North America or every state in the southeast US gets tagged as southeast.

I've seen a lot of companies do that because it gets really confusing if you're trying to compare on a chart and it has fifty different states to see exactly where your impact is is. So, specifically, around where deals, where the company is, do any of you kinda use a a geography or a continent field, something like that where you summarize some of these specific properties into a more custom property that fits your business?

Yasmin asked, okay. What's the difference between inbound versus HubSpot in this deal source example? So, since we're a HubSpot partner, HubSpot, passes us deals that we collab on deals together, and so that's the HubSpot source. It's it's, like, collaborating with the HubSpot sales rep.

Inbound is traditional inbound marketing where someone comes to our website and, you know, ask for a demo or whatever. And so with our business, it is a little confusing. We also have a partner channel, and we call our customers partners. So that report was slightly consuming.

Confusing.

Source business units.

Charlie, could you explain your question about CRM and MA design decisions?

Yeah. Is there anything as you're, you know, as you're setting up?

Like, I think we wanna be able to to track secondary metrics and and report on secondary metrics. But are is there any kind of, don't go there decisions that as you're, you know, as you're create you're building out your CRM marketing automation design, say you use HubSpot, that, hey. Don't do x, y, or z, or you're not gonna be able to report on some of these key secondary metrics.

I mean, I know it's a very broad question, but I I, you know, just It it sounds like you might have some in mind.

If you do, just share. Is that it sounds like you might have some examples in mind.

No. I no. I don't. I just know that you can make some kind of decisions upfront that can inhibit you down the road on reporting. And is there any kind of, hey.

Never go here type, situations you've run across that that inhibit your ability to report of, you know, down the road on secondary metrics?

Yeah. I mean, there's a lot of things. Like, I don't wanna get too technical here, but, like, yeah. So, like, source.

A lot of people import west, and they just import whatever the Excel file is. And they don't realize that if you do a standard nomenclature, you can actually report on part of the actual list name going forward. Right? Or they don't tag all their list into an event category, so they're not actually they have all these, like, lists or webinars or whatever everywhere, but they're not actually putting those in a like an event or a webinar bucket that rolls back up there.

And so a lot of it is thinking about, consolidation or their forms. They might have, like, twenty forms for, like, white papers, but they don't roll those all up into, like, one white paper field. And so when you want that third layer of attribution, what event, what webinar, what form, that's great. But you also wanna summarize a lot of these things to be able to report on kind of that channel in general.

So that's kinda what I see a lot. I also see that people they start at the source, and they don't go up one layer. And so they'll start with, like, Facebook as the source. But if you have Facebook, you know it's, you know, paid social usually.

Could be organic, but let's just call it paid social. And you know that's marketing generated. So that's where that go to market motion is. A lot of people just like, they have ten or fifteen sources, but they don't have a single go to market motion property that just says, is it marketing source?

Is it sales source? Is it partner or channel sourced? Right? And so a lot of people, they start kind of in the middle, especially attribution wise, instead of just, you know, going two two layers above to make it simpler and kind of bucket these into larger buckets before going two layers down.

And so those are some of the things that I see. It's it's all about man, it's keeping a CRM clean with nomenclatures and setting things up in the right folder structure and all that stuff. That really leads weeds evidence down the road. And I'm constantly every quarter having to clean up our own database because of that stuff.

Alright. Thank you.

Saket says, how do you handle attribution conflicts? I mean, I don't know. Rock, paper, scissors. I that's I can't go down that because who knows, and that's really, really difficult.

Okay. So we just talked about, secondary KPIs. And so I I do wanna kinda pause here and talk about where are we.

I did not spell this right, but where are we and where are we headed?

So this is a, a mirror map I made, which is kind of a clue to what we're doing later on, kind of what we've done over so far and kind of where we're headed over the next four or five weeks. So right now at the top, we've done the building blocks. Right? We went over our business model, our go to market motions, and our data model. And then we've talked about how if you translate those into the CRM, you can come up with primary KPIs, and then from those secondary KPIs.

Obviously, your business model go to market motion and data model is gonna influence what primary and secondary KPIs you wanna report on. I'm a product like growth company and that's my, you know, business model or go to market motion, I would have different primary KPIs than if I'm a named account or two stage sales go to market. And so taking the reason we go over business model, go to market motion, the data model, and it's so important in the beginning is because you have to translate those into your CRM, and you need to come up with the primary and secondary KPIs that are important to your business because they're not gonna be the same to mine.

So assuming we have all this in the CRM, how do you actually implement rev ops? And this is kind of the revenue engine diagnostic. This is kind of my six stage approach that will kind of apply to, like, audit your current setup, but also look as a lens to kind of how you build out your structure in the future. So this is how I look at, implementing rev ops. So our go to market survey is how we internally see our business.

Very subjective.

Our benchmarking dashboard is how our CRM sees our business. Extremely objective.

Revenue mapping is how revenue flows within our business. So how does, the revenue that I catch out, you know, in the bake on this side, how does it flow all the way from the beginning?

Our experience audit, how prospects or customers experience our business, experience the the the the flow of the business, change management and project planning, how we influence change within our business, and then ninety day project plans, how we how we plan to drive our business performance.

And so what a lot of people do, especially in rev ops, is they they go all straight down to, like, this this project planning, these internal change management things, and they're all about influencing change within our business. But if you skip these steps and really don't think about how we see our business, how our CRM sees it, how our prospects see our business, and how revenue actually flows within our business, you make a lot of mistakes. You work on the wrong thing or you set something up today that negatively affects you tomorrow.

Alright. So let's talk about the revenue inject diagnostic.

So what is it and why is it important? So the goal of it is produce a hyper focused product road map that impacts business results. We talked about in the first session that view your CRM as a product. Software products have a product road map.

There's no reason why your CRM can have a product road map. There's no reason why your rev ops department or your personal department can't have some kind of road map. Needs to impact business results. How do we know that?

Via the reporting.

So it's a series that the the I'm gonna just call it the red or the red, but it's a series of sessions or exercises that creates a prioritized list of epics, objective projects that specifies how your business will weaponize their sales, marketing, and customer success data.

So you have all this data in your CRM. You're building on these reports. How do you actually action it? How do you actually weaponize that data to impact your business? And that's what this process is all about.

So the purpose of it, and this is really the purpose of rev ops in general, is it provides a strategic viewpoint.

It's an it's an opportunity to look at your business from a different lens and examine each component of your revenue engine using objective methods. That's why I go through four different ways to look at the same revenue with, I I I draw the process out. I look at reports. I fill out a survey. Because if you look at it through different lenses, you begin to see, disconnects in in areas of friction. It also creates alignment. So cross departmental priorities.

And, you know, in, in session one, I talked about what is the definition of rev ops. In the chat, GPT talked a ton about cross departmental alignment.

So by looking at your entire business, entire revenue flow, you can understand how the actions impact other departments and either reduce friction or cause or create synergies. What can I do on the marketing side that will help customer success? What can I do on the sales side that will help finance?

Project priority. The hardest thing to do is to prioritize the right things that make the biggest impact. So we wanna use this process to define what will occur and in what order.

Right? I can have a hundred things on my plate, but if I don't put them in the right order, it's not gonna be helpful. How do you set the foundation for execution?

And then success and measure. This is by far the hardest part about rev ops that people forget or or don't really spend a lot of time on, and that makes it very difficult to show their impact.

Define how how we will be measured. What does success look like in three months, six months, twelve months? And what is the strong impact on revenue growth? So if you're setting up a, like, a new sales cycle or some kind of new sales process, what does success look like in three months?

Half the team using it, the entire team using it. What does success in six months look like? Our conversion rate, our CR four going from twenty percent to twenty two percent. What does it look like in twelve months?

Right? Our sales team grows by five people because that conversion rate led to more revenue. And now that we have adoption across the board, we can hire more people. People always think about what happens then, like, when I press live.

Think about the impact you make today and what it could do in six or twelve months. If you can define that upfront and get executive buy in and you can create the reporting that actually, you know, articulates it, it's your job's gonna be so much easier. It's very difficult to do, but that's why we look at, all these different steps to see if you can kind of, get to that point. So what are the steps?

And so we're not gonna go through all the steps this week. But by the end of this session, late July, I'd like to have all of these kind of at least pieces of pieces of them in your workbook. You can see that the end goal here is all about, like, how you have your strategic importance within your organization. And so each of these steps will allow you to kinda see exactly how you fit into that plan, whether you're in a rev ops role or you're not in your rev ops role, and see how you can actually get executive buy in for the things that you're doing on a daily and weekly basis.

So the first step is the go to market survey. This is a high level overview of how your business operates.

The next is the KPI goal matrix. This is a template to help you define goals related to generating revenue. If you don't have goals, it's very hard to tell if you're doing good or bad. You can look at trends, but if your trend's increasing but it's still you're still missing targets, then, you know, it's not super helpful. You need to kind of define goals. The experience audit, this is a a really fun exercise to review how a prospect customer experiences a specific part of your journey.

Ref mapping, if you're creative out there, this is where you map out your customer journey. Even if you're not creative, I'm gonna make make you be creative for a little bit, because visual formats, especially from your first interaction with someone into the recurring impact is so, so, so valuable. I don't know how many of you guys have a full revenue map, but it is amazing how much alignment it creates to show the entire team what happens from the very first time someone's on your website to the fourth, fifth, sixth renewal or upsell that you generate for them.

Then we go through the benchmarking primary benchmarking or primary KPI dashboard. How do we track the key the key KPIs to enable to enable data insight collection? Right? This is what everyone in rev ops likes to do.

You like creating reports. You like telling your boss, you know, the insights that you do, or it doesn't matter if you're in rev ops. If you're in marketing, if you're in sales, everyone likes the reports. So what is the dashboard that's gonna be most effective here?

The ninety day project plan, how do you organize and prioritize key initiatives for next quarter and do this every quarter? And then finally, a presentation. How do you present your prioritized initiatives on your road map and justify their business impact based on the data insights? So here's what I think is important based on the data in our CRM and the business impact that I think it's gonna create.

If you present these things in that in that kind of scenario over and over again, very few people are going to ever challenge you.

Yes. You can prioritize that initiative because I can see exactly the impetus to make based on the analysis you did with the accurate reporting in our CRM. Right? That's the holy grail. That's what we're trying to get to.

Do I have an example of a revenue map visual? Do I have an example of a guys, come on. The whole this whole course has been examples. Of course, I have a guy examples.

So you'll see them in a second. Let's look at the, the go to market survey.

This is the first step here. And so we're gonna do the go to market survey and experience audit and process map today. So those are the two sections. And, yes, you will get examples. So what is the go to market survey and why is it important?

The goal of the go to market survey is to provide required context on the business's products, revenue types, personas, target marketing, and existing KPIs.

I know every person on the call is gonna know these frontwards and backwards, but I guarantee you not every single person at your company is. So we're gonna help create an asset that you might know, but you can share internally to get better alignment across your business. In the context of the wider RED, this tells this tells us what we think is happening. It could be combined with the experience audit and benchmarking dashboard to create a full picture.

This is the first step because this is what we think is happening. I think I'm the best rev ops pro in the world. Well, if I can't report on it, I can't map it up, and I can't experience it, I'm gonna fall flat. And so that's what we're trying to do here.

So, really, what is it? It's an internal one page document that can be referenced by all team members and is updated as a business changes. It helps align your entire team to the problems your businesses solve and how you create value for your customers. Right?

If your team doesn't know the the problem your business solves and how you create value for your customer, it's gonna be very hard for them to be, impact, the data model. So there's four sections of this, and it's like four tabs. It's just a Google Sheet.

First, we're gonna go through the overview, then the product, then your ICP and persona, and then the KPI discovery.

So we're gonna go through overview and KPI in this call and then product and ICP you guys can kinda do on your own, but I'll walk you through each section.

Why does this need to be a survey? It's not really a survey. I'd if you have a better name for it, just tell me. I don't really know why I call it a survey.

Sometimes I I call it a survey because sometimes, clients will fill this out ahead of time for us because we do rev ops, but it it's a specific business. Okay. So we're gonna pause right here, and we're gonna go into our workbook.

And then slide four, we've got our survey template link, and you'll see you know, make a copy. So go to file, go to make a copy, and then let's go ahead and open up your specific, go to market survey, and I'll walk you through each of these tabs.

Okay.

Let's see. Yeah. There seems like a lot of seventeen different animals up here. So it seems like a lot of you have this open, which is great.

Okay. The first section here is just a company. Like, you gotta, you know, tell the person what the company is. So company name, employees, you're founded, you're CRM adopted, you know, all standard stuff.

But then number of active customers. This is so funny when I talk to my clients.

They say three fifty, two thousand, one fifty, whatever they say, and then you compare this to the CRM and the benchmarking dashboard, and it says something wildly different. Right? So this is this is a really good example of we think we have three hundred active customers. If your CRM tells me you have two hundred, what's the disconnect there?

What's your primary sales go to market? Right? Does your entire company know what these sales go to market is and what they are?

Then we talk through revenue segmentation.

What yeah. It could be an audit of your market process. Yeah. Good call, Dan.

What is the primary category you segment your revenue and reporting?

So if you could segment the close one revenue you're about to get to q two in one report, what would that be? So at my company, it would be by product. So product is really important with we have different revenue goals for different products. And so that is how we analyze our performance if we had one thing to analyze it on. Other people like HubSpot segment segments it by small and medium businesses, mid market, enterprise, usually by, like, the the size of the company.

A global company might segment by geography, like EMEA, APAC, or North America. So what is the one revenue segment that you think is most impactful?

Then what is your revenue goal for this year? If you don't know that, you need to know that. How much of that is net new business? Gotta know that too.

Are you on track? So these are all things that are pretty basic. And then on the right hand side, we're gonna go into, hey. How are we gonna prioritize things?

So we've got four different cat categories of, like, rev ops functions. We've got top of funnel, sales conversion, renewals and retention, and technology.

And within each of these, we've got, three or four things. And so top of funnel is lead quality at issue or lead quantity at issue or both? Is the qualification process an issue? For sales conversion, is your close one rate low or you just really bad at forecasting?

So what I want you to do is start filling this out in your own, and then I want you to pick three or five of these in these areas where you wanna potentially focus on or you think the business needs to focus on. I also you want you to see is data quality an issue. So maybe lead quality is bad because we don't have any actual information on these leads, and so every single one of them looks the same to us we pass from the sales team. Maybe data quality is not the issue.

You've got a ton of data for these, but they'll they're just not the right fit leads. And so you don't have to fix up a data quality issue. It's just, you know, your a process. And then briefly describe the issue.

So we're gonna be using these, further on in in preview or in subsequent sessions. And so, go through these and go and and fill these out. I'll give you a couple minutes to do so. But really think about, you know, for your business, what are the high level indicators of it?

And then specifically for your role or your company in general, what are the what are the three things you're most focused on?

Looking at this, I can definitely, you know, tell you what our company is focused on, for sure.

Technology internal tech stack.

Tanya, maybe, but, like, if you're integrating from Salesforce to HubSpot, for instance, if you're migrating Mailchimp to a Pardot or a different marketing automation platform, That's kinda what this is. So, like, are there, like, big internal projects going on? And then new tool identification will be about tech stack. Maybe you wanna do outbound prospecting, so you go get, like, six cents or a content data. That would be more new tool, but this would be, like, maybe your dev team is working on connecting your product with your CRM. That's kinda what these two gotta go into.

Jennifer, thank you. I'm glad you guys like the examples. Rich, what do you mean by subsegment?

You you had by, products, or or, market size, and I, you know, I think we do both or at least I want to do both. My estimate would be by product, my enterprise by product.

Okay. Well, if you had to I mean, if you had to pick one or I mean, you can do both. I mean, do do what you want. This is your this is your template.

But I see what you're saying because you might have you might have a different, different success for products and different and so enterprise might really like this product for SMB. It's not as good of a fit. Right. Okay.

That makes sense. That would be neat.

People sales enablement.

Well, Dan, that's the hard one. We don't trading people is the hardest part. Why would I that's never an issue, is it? It's never a concern of mine.

No. It's definitely it's definitely something.

But when I look at this, usually, like, the people or or sales enablement, they kinda fall into a category. And so, usually, like, the close one rate is poor because of a lack of sales enablement or the lead handoff is poor because of sales enablement or people enablement. And so I still feel like they they fall into one of these categories. But if you wanna add something below, again, this is a Google Doc.

There's no reason you can't just go to people sales enablement and kind of and kind of do this. And and I want you to encourage you guys to do so. You don't have to use the green that I use. Use whatever company colors you have because, like, a lot of people don't think a lot of these things through.

And the the purpose of this is to say, hey. Guys, I'm thinking about these parts of our business when others are not.

Alright. Let me just well, it doesn't really matter.

How many people do you have fill out the survey?

Sometimes as a group, usually just one or two.

I think what I what I usually do because if you get six people to do this, no one does it. So one person will do it, and then I'll validate the answers with a bigger group.

And then you say, hey, Charlie. Do you think lead quantity is an issue? And you're the head of marketing. You're like, what are you talking about? We have we give so many leads to the sales team. And so, so maybe it's the lead handoff that's the issue. And so that actually eliminates a lot of things.

Okay. Is everyone good on the overview? Obviously, you can kinda take this home and kinda work on it. I'll kinda get to the next section here, real quick. So, also, in the slides, I've got examples.

And so who wants to share three two or three of their biggest focus areas? And so if you look at these focus areas here, who wants to share two or three of them? And then extra credit, if you can figure out which secondary KPIs are impacted by them. So for example, you could say close one rate, and then the secondary KPIs could be, hey. This product we just launched has a really bad close rate, and so we need to look at that secondary KPI to improve our overall closed one rate.

Does anyone wanna share some focus areas?

I can go.

Alright. Alright. Rand.

Yeah. I mean, for us, it's, basically, volume of leads coming in top of funnel.

Okay.

And, basically, after that, it's, like, the win rate of the deals that do make it into our sales process.

Okay. So let's talk about leads top of funnel.

Are you able to easily report on the source of those leads top of funnel?

Yeah. Alright. So what's what source is your best performing? What source is your worst performing?

Best performing is AE sourced leads, which is almost like it's a selection bias too. Right?

Because they're gonna they're gonna put the volume that they want for themselves.

Yeah.

Yeah. That's also the ones that they feel are gonna make it into the sale process.

And our, you know, our BDRs are basically, they're underperforming as far as, like, the volume Okay.

And the quality.

Yep. And so that's why I really like looking at this and then comparing it to, the data model because, you know, if you look at this and you don't have enough here and your conversion rates down here are also underperforming, it's kinda like you kinda have to fix two two scenarios at once. But that's a really good example because you're saying, hey. V one or really v two is an issue, but it becomes a c r four issue further down the funnel.

And so that's why I like kind of having that common terminology because you can focus on two things at once even though if they impact different parts of the business. Alright. Let's keep let's keep moving along. Like I said, I do have examples of this.

So the product tab and the ICP tab, I've got examples.

And then I wanna go through the KPI discovery tab. And so let's go ahead and look at that next. So I'll briefly talk about the product and ICP and persona, but, hopefully, you guys found this template useful because, it's got a lot of, like, stuff already built out for you. So we've got product names and descriptions.

We've got the type. Is it a recurring or nonrecurring product? And then the pricing. Is it dynamic or is it set?

So set is like it's ten thousand dollars no matter what. Dynamic is like if you buy fifty seats of Salesforce, it's a different price than if you buy sixty seats. What's your average deal amount? And then do you do by month, quarter, or year?

Some people only sell, you know, annual contracts, ARR. We sell monthly contracts, and so that's MRR. So we look by month. Maybe you have different products that do different.

Maybe you have some that are onetime fees versus recurring. What is the average sales cycle in days, and when does the sales go to market motion?

Right? And so you can imagine where it's like a lot of people kinda default to, like, no. It's all the same. But if you look at an example, right here, we've got both recurring and nonrecurring products.

We've got dynamic pricing for two of them. We've got set price for one, and it's a onetime fee. We've got different sales cycles for each of these. It's all top down sales led for the go to market motion.

But, like, obviously, if we're looking at, like, revenue goals in our pipeline, we've gotta fill up this RevOps as a service bucket twice as fast as this nonrecurring RevOps bucket. Right?

So this is a really good example of how different products can be dynamic, different sizes, different, you know, time periods, and different sales cycle. And so, look. You guys probably all know this. I guarantee you people on your team do not understand the recurring versus nonrecurring and how the sales cycle might impact, you know, their role in the business. Right? But the marketing team doesn't know this, and they're focusing and and and Rand's thing, they're focusing all their time here in the ninety day sales cycle, and maybe these ones convert higher in the forty five day. Maybe you change your strategy because you need to convert convert double of these to get to the same, you know, velocity or whatever it is.

There's a question from Tanya.

Hi, Brian.

So this is very helpful, but when you're thinking of this in the survey, are you saying that this goes out to folks on the team to give you their assessment of it? Because I view this as heavy heavy data, you know, supported. Like, you you'd find this out recurring or recurring, you know, but the pricing, the average deal, like, all that comes from the CRM.

Sure. So the so this is a that's a really good point. The point of this part of it, if you look at this, is to go to market so how we see our business. I actually don't want you to pull the CRM data right now.

I wanna know how well you know it just up from your gut. So that's what we're trying to do here is I don't want this to say twelve thousand four hundred sixty eight and forty five cents. I want you to say, I think it's twenty thousand, and your CRM says twelve thousand. That's this is what it uncovers.

Go to your marketing person or I I don't know what role you're in or someone, know, one of your colleagues and say, look. This product, what's your gut feeling on average deal amount and your average sales cycle?

What we're trying to do here is that say, guys, we I've worked at this business for ten years.

Well, this is how you see our business. But if our CRM sees it differently, we've got a bit disconnect. That's that's why this is all about alignment. And, like, the whole point of it is, I want wrong ish answers to level set. Does that make sense?

Yeah. It actually makes perfect sense, and I'd go so far as to say, in my experience, you almost would have to do this then, like, in in the moment so that people who you know would just go They they've been there for, like, ten years, and they will go back and look at the data to come back with what they view as accurate. You know what I mean?

We do this live on the phone with our our customers in one of our first first or second calls. And it's really interesting when you have a group of four people and someone says this and the other person says that. That's what we're trying guys, that's all about rev ops. I want some of the people to say conflicting answers because I'm here to help fix it.

So the ICP and persona, this is really simple. Just green is good, x is bad. And then you can look at, like, whatever your ICP is. But, like, for this, this could be, like, you know, US, Canada, if you await, like, serve English speaking folks, and then maybe, like, EMEA and APAC are are bad bets.

And so that's an example here. Again, I do have it in the deck as well. But we want we wanna look at the business that we're going after, but also the buyer. Is there a certain seniority level?

Like, we we go after CROs, head of sales, CEOs. We don't really have a ton of success with the finance folks or IT folks. And so that's where we put in the negative category.

And, to your point, Tanya, I love when they fill this out, and then I get access to their their HubSpot. And then I say, do you know the last twenty deals that you sold all were in your negative employee count category?

You know? Okay. Mhmm. So, Denise, this is a great why yeah. I would call a lie detection tool, but that's exactly what it is. I think it's it's really interesting.

Okay. This is the last thing we'll do in this section here. This is the the KPI discovery. And so this ties everything together, and you guys should have had your we went over primary KPIs last week, and then we're going over secondary KPIs on those partitions this week. And so I would review this, but I want you guys to fill this out as well.

So every company or this could be department level. So if this is not if you're like, you only focus on customer success or finance or whatever, put in whatever your North Star metric is. And so for most, most companies, it's revenue. But if you have a different North Star metric, you know, certainly let me know.

What is the type? So use currency. It could be count. It could be percentage. And then what is the formula?

And so if you look at your NorthStar metric, a lot of times different things feed into it. And so for revenue, the formula is simply deals created times the close rate times the average deal size gets you the revenue over a certain time period. And so this if I drop these in here, now I've got revenue, deals created, which is, you know, volume four. This is this is volume six or whatever close rate.

Close rate is, I think, c r four. And then average deal size is kind of like a made up one. We call it AR four, which is, like, average revenue. And then, usually, there's, like, s there may be, like, MQLs and leads.

So if these are your, my primary KPIs and if, you know, if there are other things, that's totally fine. Put in the metric type. So this is currency, this is count, and this is percentage, for instance. So they have different, types.

If they have a formula, you can certainly add in a formula or, like, a filter. But then I want you to go through your partitions. And so for revenue, partitions could be product.

It could be deal owner. It could be geography.

It could be deal source.

And so if they're on the same object, they're probably the same.

You know? Like, if I'm looking at revenue by product, I kinda I kinda wanna look at deals created by product as well. But MQLs would be different. This could be, you know, this could be source. This could be campaign.

This could be, you know, ICP profile. This could be channel.

And so the cool thing here is if this works live, is that just by entering in these six primary KPIs, which you guys kind of already did last week in the four primary partitions, we've got all of your secondary KPIs already listed out. And so you've just told me, like, again, we've just put your data model in the CRM. We've looked at the basic milestones of the customer journey. We've said the the very basic things you guys track.

You guys all track deal owner. You guys all track your marketing source. And now six times four. Now I have the twenty four most impactful KPIs for your business.

Right? And so all of these are in here. So we can do revenue by product, by deal owner, by geography, deals by product, deal owner, geography. And then I wanna see how many of these are currently trackable in your CRM.

And if they're not currently trackable, how do we get them tracked?

And so when you're filling this out, if you've got gaps, this is what your project plan should be to prioritize.

If you don't currently track product right now or geography, you do it poorly, you should probably prioritize this.

If you do track four really well and you have a new one you wanna do, like, a new one that we've done recently is a company type. We've bucketed companies into SaaS services, nonprofit manufacturing, and other. So that's five different company types. We just rolled that out, like, six six, eight weeks ago. And so that was something that was not currently trackable, but it's a new secondary KPI that we've added.

And then you can add in your partition examples.

So what are your product types? If it's a drop down in your CRM, what are they? What's your sales go to market motion or deal category? Net new, renewal, upsell, cross sell. What are your deal sources?

Right? There's gonna be some standard properties, contact owner, deal owner, original source that, like, come with the system out of the box, so you can't change those. You could put you could fill them in, though.

You know, what are your closed one reasons? What are your closed lost reasons? When are your go to market emissions? And so now you're literally what you're telling your company and, again, you guys might all know this. It's probably not written down in a nice format like this, but you're telling your company, if we had one metric to track, it's this one, it's revenue.

If we broke that down into the sixteen things that will most impact our business and our customer journey, it's this, from leads to revenue.

If we slice our data into four partitions based on what we think is the biggest impact, here are the twenty four things that I wanna track, and here are the exact example of this. So if someone's new on the sales team or marketing team or whatever, they might not immediately know all the sources. They might not know your closed water, closed lost reasons. They might not think of the deals they create as having a go to market motion. Was this outbound sales generated? Was it marketing generated? And so here, again, in this entire four tab system, you can learn almost everything about your business in one easy place.

If you have goals for these, great. What's your q one goal?

Right? Maybe mine's, you know, one billion dollars because I'm a huge company. Maybe it's fifty thousand dollars. Right? Whatever it is. But if you have these goals, you can begin to track against them.

Do you have secondary KPI goals? Right? If you if you have, you know, goal names or whatever it is. But the hope here is that you guys can look at this.

You guys can edit this, and you can kinda hear. I'm just realizing that this is my template, and so folks that are watching this yeah. Maybe, Ashley, you can help just press, this undo button a bunch and try to get it back to to the template. Otherwise, I will try to fix it.

But this is why you make copies, people, because I had it right here, and I screwed it up. Okay. Is everyone good with the KPI discovery tab? I don't wanna move too fast, but I think people got it because we went over the secondary KPI here.

Yep. Brian, quick question. I suspect when you got to the the place that had was it the metrics? It was farther to the farther to the right on on this one slide. Yeah. This one here. So on the primary KPI goals, when you had the KPI of revenue, I suspect if you put in all the conversion rates, you could auto populate it to the other KPIs.

You could.

Yeah. Like, you'd end up with what would I need to be if and if our revenue changed, like, quarter to quarter?

Yeah. No. If you wanted to do, advanced mode, you could definitely do that.

Yeah. For sure. Yeah. You would you would put in your revenue. Let's say it's a million dollars.

Put in your conversion rate, average deal size, and it would tell you how many deals created you needed. Yeah. Definitely. So the gold matrix we go over next week, it's gonna do just that.

And so, I love that thinking because how can we have one cell update for others so that it all populates correctly? And how do we like, I love, messing with that stuff to see, hey. If we if we increase our conversion rate just a little bit, how are we gonna get impacted there?

And results and results matter too because if you had a really good or not good quarter, then it impacts the rest of the quarters of making up the number to your ultimate annual goal.

Oh, yeah. Yeah. Always roll over to the sales team and say, all that stuff you missed last quarter, it's coming on this code. The rule of the minutes really apply really apply to revenue. Yeah.

Alright. So we went through the go to market survey.

Whoever asked for your template, that's that's your template there. We got examples here. Slightly different, but it's it's similar enough. Okay. So you'll complete side six of your workbook, and then you'll wanna complete the rest of your good market survey before the next section or, you know, whenever you can. But, you know, you know, edit this, brand it to your company, and share it. Or if you wanna have a funny session, bring your team and then go through this live and see if you guys have conflicting answers for some of this stuff.

Do whatever you already have something like this that you have internally that, like, new team members go through as a part of training? Does anyone have an example? You don't have to share it. I'm just kinda curious if anyone's company is, like, think through this. Like, I wanna I want the entire company to know, like, our data and business model and KPIs, you know, super early on during their onboarding.

You put in the chat if you do.

Jennifer says we don't. I'm realizing how many questions I should have been asking. Is that mean like, when you were a new employee at this company, you should have asked these clarifying questions so that you that you are able to onboard into your role quicker? Is that what you mean, Jennifer?

Yeah.

Yeah.

Michael Michael's sad face. Well, guess what, Michael? Michael and Nat, you guys can create this for your company.

So Lindsay, she's got this organized. I love it. That's really great.

Tazika Tazika, sorry if I said that wrong, but you've got that.

I love it. So there's a mix of things, which is great.

We document in Confluence. I don't even know what some of these tools are. This is great. We don't have the ICP and product.

Yeah. The ICP is really interesting because we don't know who you're selling to and the products that actually fit those ICPs. There's a lot of disconnect.

Going through a goal review exercise or so much confusion, how everything is defined, there might be confusion how it fits into your data model. Okay.

For all the artists out there, this next section is for you. This is all about revenue and process mapping.

So why are we mapping things out? Well, really, a lot of us to gain alignment.

Visual representations make it easier for all to agree on what's happening in the process, and alignment helps adoption and enables proper measurement. So you show them the go to market survey, and they say, oh, wow. This is great. But how does that how does the revenue actually flow through the business?

How do you how do you identify areas of friction? Well, visual maps help identify bottlenecks or pain points, and you can aim to solve these by, like, highlighting these in red and saying, hey. How do we fix this part of our process? And you can also identify automation opportunities.

Once a process is adopted consistently, you can highlight areas where manual input is necessary.

The example of this is people have to say, like, hey. We've already automated everything. Well, our sales team began they did, like, a sales to customer success handoff, and we have these in Google Docs. So we made them fill out all of these crazy questions and hand that over instead of just using, like, the playbook feature in our CRM and automatically adding that as a note to the record. And so even if you don't think you can automate it, like, with a workflow or, like, some kind of, like, tech enabled custom code, there are still some automation opportunities that that you can think through.

Alright. So here are some common customer journey processes.

And so, like I said, I want you guys to eventually map out, like, first interaction through, like, recurring impact, but let's just start with, like, one part of the data model. And so these are a lot of custom common customer journey. The one that I'm gonna go through is my favorite one, which is the inbound us inbound contact us form. The people that go to your website and say, hey. I actually wanna talk to a salesperson. What is the actual flow to get them to become a customer?

Maybe there's a marketing to sales handoff or, like, you know, MQLs that hit, like, a lead score or something with email marketing, importing lists and assigning contact ownership. When you go to event, how is that process when you get the list and you assign those out to the sales team? Do they follow-up with those leads? Email marketing or nurture campaigns.

Who do you nurture? When do you nurture? Why do you nurture? And what are the different flows there?

So there's some specific to marketing. There certainly can be sales, lead qualification process. What does your sales cycle look like from new deal to closed one? What are the different sales stages you have?

What What are the different properties within the sales stage that you go through? What's your proposal and quote process? Right? Do you just kinda create a proposal and say, hey.

You know, finance person, here's, like, this random quote. Like, please book our, people on QuickBooks. Or do you have an approval process? Do you notify them?

Do you send them a Slack message? Do you give them these details? What are these things that you think are so simple and easy that when you actually map them out, might be more complex? How do you outbound prospect?

Right? Customer success. What does that sales to customer success or service hand off? How can you make it more impactful for your team?

How do you do new customer onboarding? What is your customer escalation process if you have an angry customer? And what is your renewal or upsell process? So these are just examples.

You don't have to use these, but these are common examples that I thought would be helpful as kind of a frame of reference.

So I'm gonna go through an example flow, and what I'm trying to do here is show you to begin using a process mapping. And so I use Miro. And so I'm gonna go ahead and put this in the chat, and I'm gonna put my example flow in the chat as well so that you guys can kinda take a look at this and zoom in if you want.

Let me know if those hyperlinks don't work. But I'm gonna show you an inbound contact us flow and how people think it's really simple, but it's actually a lot more complicated than you would think. So here's kind of my Miro map. And if you look at this, you again, this is like this is like a template that you guys can use, and you you can build upon it. But here is a sample inbound demo request process, and this is the entire process from when they click on the form until they become a deal. And so by mapping this out, you realize how many different interpersonal connections there are.

So, yeah, we this is Miro, but there's, there's Lucidchart. There's Figma. They there's a there's a lot of stuff. Use whatever tool you want.

This is the one we use. So I'm gonna run through this really quickly. You can kinda look at this in your own. But, you know, in rev ops, you gotta optimize this.

These are your warmest leads that are raising their hand. How do you convert these at the highest rate? And so this is a process that I've built up before. So once the demo request is submitted, the prospect is routed to the correct sales rep via an outside tool called Chili Piper.

Then we have a new contact created in HubSpot. It's assigned to an SDR based on territory, based on a workflow, and then they're notified via Slack and email. If you guys are not using a bunch of Slack notifications, you should because people don't look at email like they used to.

But just in, like, ten seconds, when they click submit, I've already routed this brand new lead to the correct person and notified them via email and Slack.

So we have a two step form. And so if you go to this is not my process, but it's similar. If you go to our contact us page and I and I click submit, it'll actually route to the correct calendar of the sales rep that owns which of these, which of these kind of territories. And I and I can book so I can stop here, or I can go ahead and book a meeting.

So that's what's happening right here. Did they book time already? Yes. That's exactly what we want.

So confirm the country, the industry, the employees. How many times does someone qualify a deal that says we have a hundred employees, then they have a thousand employees they find out, and it has to go to a new rep. So confirm all the demographic information. You've got a discovery call on your calendar.

This is awesome. Inbound lead, there's a discovery call. What happens? They no show. Do you have a no show process?

Do you add them to some kind of no show sequence to automate some email outreach? If they no show, they get back into the queue until they book time again.

So let's say they attended the discovery call.

Fill out the discovery playbook, which is like a like like a qualification questionnaire on the contact record. Are you standardizing the way your reps are running discovery calls? If you're not, you need to. Why do we standardize those?

All the information on the discovery playbook, at least a lot of it, can be used as a secondary KPI. When I'm looking at conversion rate from inbound leads, I want them to fill this out the same time so that a hundred percent of the inbound leads have things like employee count or pain points or product type or budget approval. Right? That's how we get our secondary KPIs adopted.

Were they qualified? Were they a good fit for our company? Yes. Great. Let's book a demo on the AE's calendar and notify them via Slack.

Then we go ahead and create a deal in stage zero, then we assign the deal to the AE based on Tendergory.

This is what everyone maps out. They map out the best case scenario. This happens maybe fifty percent of the time, probably less. So let's back up a bit. Was the prospect qualified? No.

What if they we have the we have the discovery call. They were not qualified. Do you have some kind of lead status field? Is there an unqualified field? Do we add an unqualified reason? What if it's just bad timing? Do we recycle them or so we retain ownership and continue trying to convert?

Maybe I'm not the decision maker, but my boss is trying to get them on the calendar in two weeks. Are you gonna nurture them? Are you gonna pass them back to marketing and say, hey. This is a good fit for our SMB product, just not coming right now.

Let's go ahead and nurture them. Right? So many people, if they're not qualified, they say, great. Too bad.

We tried our best.

No. There's three options here. Right?

Let's keep going back up. What if they didn't book on the website? They filled out that initial form, but they're like, I'm not ready to actually book time. I'm not sure where I'm gonna be in a week.

We still gotta confirm the demographic information.

Based on that, do they fit our ICP? So maybe this is, like, fake data, bad data. Maybe they only have five employees and you your minimum's, like, two hundred. If it's no, we're gonna go ahead. We're still gonna outreach them, and then we're gonna mark them unqualified if they don't reach out.

Right? Just because they say five employees on the CRM record does not mean, you know, that's true. Right? Enrichment data is tough.

Maybe they really have five hundred. Do they fit our ICP? Alright. We have another sequence automated emails.

We're gonna send another manual email. We're gonna search for their phone number. We're gonna add them on LinkedIn.

And then after fourteen days, did they finally book a meeting? Yes. Great. We're back in this flow.

Did they not book a meeting? Oh, no. Let's go ahead and update them to these. So this is an example of kind of, like, a a pretty simple inbound contact us form with, like, SDRs and AEs and territories.

And look at all the things that we mapped out. Could you imagine trying to explain this without this visual? I bet you half of you have no idea what I just said because I probably went way too fast. But you can look at this and follow the different arrows, you know, when you want, and you can generally figure out what's going on.

But by mapping this out, I bet you almost all of you could probably build this in the CRM because it's really not that hard. Right?

But if you don't map it out, it's really hard to do that. Why do I map things out? Because this scenario, people think it's so easy. And then when you map it out, you're like, we're missing so many things. Before I'll show you some results in a second. But with this customer, they had no they had no no show, thing. If they didn't fit it with their ICP, they never sent them an email.

They never had a high intent sequence where they added another email on top. All these things that we pointed out because we mapped out our current process.

So another reason why why did I map this out? Think about this one section of the bow tie. I'm I'm literally in, like, the lead to MQL or MQL to SQL conversion rate, and look at all these KPIs that I can track. Right?

Everyone loves the reporting. Look at this. This is just for the inbound contact us. I can look at the volume of MQLs, the volume of SQLs that came from the source, the conversion rates between MQL and SQL and SQL and op.

Right? These are the primary KPIs that we talked about. These are all in the data model. These are all, you know, convergent metrics or volume metrics.

Secondary KPIs. That's why the enrichment of the data is so important. The marketing channel, the marketing campaign, the conversion pain page, the initial assigned STR, the initial assigned AE, the lead status, the unqualified reason.

All of these we can dive into as well. And then process KPIs. How do we get this process adopted? What is the booked meeting rate for the form or the SDR in in general? What is the added to sequence rate? What is the time to first follow-up? How many removed to each of these lead statuses?

What's our discovery called no show rate? What's our rebook meeting rate? What percentage of these are fake, like, fake, emails or non ICP?

I don't know how many of these are, but just by mapping that out and building up the architecture within HubSpot or Salesforce or whatever, I can report on all of these things.

What is the time you should spend on a first draft of the customer journey?

An hour or a month. Definitely not a month. I don't know. An hour or two?

You start start small and then dive deeper. Start as the basic one and then dive into something more specific right here. Because this is obviously, like, just one simple part.

How do you come to with the bow tie, the spreadsheet?

So I have a template. I I don't know if I'm gonna share it yet, but I have, like, a massive bow tie in a Miro board that connects all of this stuff. It's really quite interesting. Okay.

So great. We have all these KPIs that we can track. What do we do with this? Why so I spent, like, six months with this customer only focusing on demo requests to sales conversion rate.

Why did they pay me when my company for six months for this? Because these because I tracked all of these things, I made it all correct, and here are the results.

Fifteen percent of their leads were getting no follow-up.

Zero. Not one call, not one email. We reduced that to zero by going through this process.

Only five percent of leads who did not book a meeting were converted to a deal. That five x to twenty four percent.

Only ten percent of deals that no showed or leads that no showed ever got that call rescheduled. That went to thirty eight percent. And then, obviously, the one that's most important, seventy percent pipeline increase from from the SDR team month over month. So the reason I'm harping on mapping this stuff out is this all started with the map.

They didn't tell me their process was broken. They thought they were actually pretty darn good with their conversion rate. I said, great. Let's audit it.

Right? Let's map it out and see where we're at. Oh, you got no no show here? Wait.

Fifteen percent of your leads have zero sales activity?

People that don't book directly on your calendar immediately never get followed up with.

They thought their pipeline goals were perfect. Right? They didn't have an issue here. But I needed I needed something to figure out, so I mapped it out. I began tracking these KPIs after a couple of weeks because the volume was pretty high. I was able to immediately pinpoint these things and then work to improve it.

If you, like, are in rev ops, you don't have to solve the world in one day. You can focus on one portion of the bow tie, map it all out, and optimize it. I promise you, you can do this at your own company if you focus on one portion. This could be sales conversion rate.

This could be volume of MQLs. This could be customer success. This could be renewal rate. This could be finance.

This could be days outstanding, a APAR, all that stuff. It could be the same thing if you map this out and begin to kind of look at some of this stuff.

So, again, you guys have access to this. You can actually pretend that you did this for your own company, and that would be just fine as well. But but for real, like, part of it is we'll talk about process adoption next week or following week. But what are KPIs that help enable the process? How do you know when someone's following or not following, especially if you work remotely? You have to create KPIs that are about the process.

Okay. So once you map something out, you need to kind of, verify your own, assumptions. So we have to go to market survey in our workbook, and then here's all the instructions for, like, your, your example flow, and then you'll just kinda paste it or link it right here in your workbook. Okay. Let's do the last part of the session today. This is my favorite one. This is called the experience audit.

How can you save a copy?

I I'm not sure. We'll have to go into that in a second. Okay. What is an experience audit? I've been I'm very curious if any of you guys have done this or how often. The goal of you the experience audit is to allow you to choose part of your customer journey and experience it for yourself.

By imitating a prospect, you're able to validate any assumptions you might have on how your process works and potentially illuminate some areas of improvement.

Oops. So what's the value? Understanding how a prospect or customer interacts with your with your team on a minute level is extremely important in order to optimize the process from a robust perspective.

So we've identified our primary KPIs in our data model. We've taken the go to market survey. We've got our gut feeling about how this works. Hey.

What's your lead to contact conversion rate? Our CRM has told us the other thing. We've mapped out our process. Now we're gonna experience it.

So the objective here is to kinda secret Santa to your highest converting leads.

If you're not familiar with secret Santa, it's like go to your own retail store and pretend to be a customer and see how your employees interact with you.

So how to do this in the business world? This is an example for what I just showed, but you can use this for other parts of your business. Go to your website and fill out the contact us form or the equivalent of it. Go fill it out.

If you, like, don't make it super obvious you're testing something because you wanna actually do a secret, so just do a pick name. Sometimes I do, like, with, like, a really big company, so my sales team gets kind of excited. I feel kinda bad, but, you know, the point of this is to see how they react. Go to your CRM and see what info is captured.

Once I click submit, do I automatically get assigned? Do you have different demographic information about me? What does the CRM do?

Map out the follow-up process. Do you get an automated email saying, hey. Thanks for sending a form. Can't wait to connect. Do you get a manual email from your team? Do you have a phone call? Do they actually call your phone?

Don't respond. Do they just take you for granted and say, hey. I sent one automated email. They're probably not interested.

Do they follow-up the next day? Do they follow-up in two days? What's the qualification process? This one's a little harder if you have to talk on the phone to them.

But, what's your qualification process? Like, do is it actually good? What is the reporting? Can you find your test contact in a report that shows up on some kind of dashboard?

Is it in a conversion report? Is it in a source report? Is it in a volume report? What are the notifications?

Do they get Slack notifications? Do they get, like HubSpot or Salesforce notifications? You can usually see in the record kind of what they get. What part of the tech tech tech stack is involved?

I showed you in that example and went through Chili Piper. What other parts besides the CRM does it go through? Is your form even connected directly to the CRM?

So the experience audit is really taking that process. It's a little bit easier to imitate a prospect because you can't it's hard to imitate a customer, but maybe you can do that. I'm not really sure.

Here are some key questions to ask. And so you've got the map of this process or map of any process, but you're experiencing part of this.

Is this part of my customer journey automated within the CRM?

If it is, how do you know? Can you find those automation room workflows that affect this process? I don't it doesn't matter if you're not in rev ops or sales ops or whatever. If you're an HR, you know, can you find the workflows in the CRM? Do they have folders? Are they easy to follow? Are they easy to read?

Do you feel do you receive proper follow-up? You guys might say, hey. Within two hours, we always reach out to our new leads. Is that happening?

Are there reports that it can show my test record? Which metrics can you track in your data model? Is the process currently fully adopted by the team? How can you tell?

If you submitted two forms that got assigned to two different reps, would it be the exact same thing? And then what fields on the record are automatically or manually populated? And so these are things you can kinda do in the background just to kinda track some of these things.

So I'll kinda show you an example here.

I do this all the time, and I make, I make my team do it as well.

Okay. So here's an example of my contact record. I'm not that clever. I just switched my initials so I become crying instead of Brian.

And here's kind of my convergent information. So I'm gonna go into my own HubSpot and kinda show kinda where I'm at. And so I've got assigned I I got I got assigned to the correct person. You'll see I pretended I was from Walmart, and so they kind of missed my name and thought I was a really good lead, but I'm obviously not.

Do you have any automation set up? Do you have a lead set up set up? Does the lead set up get automatically updated based on certain interactions? Does your life cycle stage get updated? I know this is HubSpot. Somebody used to use Salesforce, but it's very similar.

The conversion information. Right? Direct traffic. I looked at a blog page on our website attributed to marketing direct traffic.

The last page seen was our inbound contact us forum. The conversion date was March twentieth, and the recent conversion was our contact us forum. Do you have all this conversion information for that? Do you have sales activity, number of sales activities, one, next activity date, last activity?

Are you currently in a sequence? What sequence are you enrolled in? What is your lead score? Behaviors ten.

My my fit's bad because I don't have any demographic information.

Do you have to visit your site a bunch? So you can do activity. Again, I know this is, not Salesforce, but all the activity, all the different things. What is happening here?

What is the email that you sent? So we've got email one, then we got email two, then we've got email three, four, and five. It's all scheduled. What's the automated activity your sales team tend to do?

What page have they viewed? What lists are they a part of?

If I filter this down to workflows, what workflows did I go through?

What emails have I gotten?

Right? Is it auto like, is it personalized? Is there a calendar link? What meetings are on the calendar?

So, like, even in your process, is it broken, it's really interesting to see. Like, how how how many of you, like, read the automated emails that you get from your sale like, sales team? Not many. Like, I don't like, is this do people respond to emojis?

I I'm not sure, but this is something interesting that I like to look at. So, finally, how does this all work schematically? How do I turn this right here into the actual, like, flow within the CRM? So here's our workflow, and it's got it's got forty forty six steps.

So if you're in rev ops, that's why we're awesome, and this stuff is not as easy as it looks. If you're not in rev ops, then this advice you appreciate the folks that are or appreciate yourself if you have to do this.

So let's walk through this a little bit. What what are some disclaimers? Like, part of it is, like, what happens when we do things correctly? We just enroll this into a sequence with this usual no big deal.

If something goes haywire, are you sending yourself notifications? Hey. This person totally screwed up. Like, they did not enroll in the sequence.

I'm gonna message myself and make sure that I fix this. Right? You have redundancies in place. So we've got a two step form where we actually distribute based on, two things, what they're interested in, and then what company they're in or what they wanna connect about.

So if they wanna connect about partnerships, I'm not gonna send them to the sales team. So, basically, they go in here. I know this is hard to see. Do you time stamp the date?

It's not always the create date. They can be created two years ago. Do you time stamp the date they fill out the form?

Do you delay things for people to speed up?

Based on partnerships or career, like, just because they said their career, I know they're unqualified, but I'm still gonna send them an email saying, thanks so much. Here's our careers page. Please apply there. And then I'm gonna update them in qualified.

Partnerships, send them a different partnership email and set the content to the right person. If it's others, still send them an email. If it's no option, this is I have no idea how this happened. I'm gonna send myself notification saying something's broken.

Right? Based on based on this, where are we going? Did they book a meeting? If they booked a meeting, they get one email.

They get signed assigned all this stuff. And then do you notify Slack? Hey. Like, we just got an inbound lead.

This is awesome. Tell your entire sales team. Right? If they didn't book a meeting, what happens?

Do we enroll them in a sequence and to a specific user? And so, like, the goal was to make this super efficient and informative for the sales team, but this is just this process in, like, HubSpot form. And then I've got all of these connections here. And just by focusing on that, here are some of the results. So when you think about the impact of rev ops and why I thought, you know, we had to start at the top is that all these things connect together.

So if you go look at back at where we are and where we're headed and kinda what I'm trying to do with this course, it's really people usually stop at, you know, these building blocks or they skip the building blocks.

And then people definitely don't go through all this stuff. But as you go through it, how do you see your business? What is the gut feeling of you or your team with that survey? We're gonna start we're gonna build the dashboard next week or the following week.

How does the CRM see this? If you have three hundred customers, what does the CRM say? If you did forty five m QoS last month, what does the CRM say? The map.

How does revenue flow through your business? Map out, you know, basic everything or really focus on one part of your journey and really map it out. Experience it for yourself, guys. How many of you have got on your website and become a prospect?

I hope it's a lot. I I literally do this every three to six months because of how impactful it is if everyone follows a process every single time. And if something is missing and I don't get that attribution or those fields filled out and I can't report accurately, then that's gonna harm me down the down the line. What is your change management project plan? We'll talk about this, next week or the following week, but how do we actually influence change within our business? What happens if salesperson a does one thing and salesperson b does the other in our experience audit? How do we go about that change management?

What are your ninety day project plans? How did I set up ninety to a hundred eighty days of different scenarios and different projects that we're gonna work on to to impact that business and increase that pipeline by seventy percent? That's what we're getting towards. All of these things stack on top of each other, and they get us to these rolling project plans to how do we plan to drive our business performance. That's kind of what we're going through. Every ninety days, driving our performance based on going through this implementation scenario.

So that's kinda what I want your, homework to be. So we've got we've got this in the workbook. I've got this, I've got these once you map out your flow, I've got some questions that you can answer. And And if you want someone on your team to answer this, that's totally fine. But I wanted you to start thinking through some of these these things as kinda, like, common things that will illuminate different things to work on. And so for the homework, I want you to complete a process mapping if you can, and then recreate your process within the CRM with your experience on it.

That would be ideal.

These are the cohort discussion prompts.

I'll go through some questions right here, but I hope this all made sense. I know it went through it quicker. I will try to make this so that you can copy it, if you guys wanna kinda, copy this somewhere else. But, I'll try to fix the links. But, yeah, everyone, thanks for joining. I hope this I hope this session kinda give you guys some illumination on kind of, like, where we've been so far and where we're going and how you actually take these building blocks, the data model, the KPIs, and how to implement them and actually influence change in your organization.

So, once again, I really, really appreciate everyone. I'll say take a couple, minutes to go through questions, but if you wanna jump, that is totally fine. I hope you guys have a fantastic Wednesday, and, I'll see you guys next week.

Hi, Nat. I see you have a question. Please feel free.

Hi, Nat. This is it's amazing.

I'm learning so much, and I am starting a new services business. So I'm actually realizing I'm in the prototyping and MVP phase for a number of different products and realizing, woah, I actually do have a lot of different ICPs and buyer personas and go to market motions to test.

And I'm spinning up HubSpot. So I guess I was wondering, like, how much of this should I do when I'm still in that early testing phase? I think that mapping out a process is too far down the flow, but I do have, like, Clearbit enrichment, for example.

I'm getting kind of stuck mapping out the sales pipeline steps in HubSpot because I have so many different, you know, products and flows. And I was curious if you have words of wisdom for those early stages.

Yeah. I mean, if you've got Clearbit enrichment already, like, you're you're ready to create a process full of building it out. Right? It's it sounds dumb, but secret center yourself.

Go to your own website or figure out how to email you and and and enrich your own contact record if you can and figure out how to go from there. Everyone's like, do I want four stages or five changes or whatever? Like, who cares? What are the what's the information that you need for every single person you're talking to to go back from there?

You said you have a lot of different ICPs and gonna make conversions. Great. Are you capturing that information on every single person that becomes a deal? If you're not, you're never gonna figure it out.

So you're just gonna be thinking about, oh, this person's a good fit for me. And so that's where I would start. Like, you've got an enrichment tool. You've got some stuff in HubSpot.

I don't care if you have four or five deal stages. I do care if you're trying to figure out which people you should really market to or which people are your best fit. Get that information on every single one as a you know, even if it's manual, and then look at the reports.

There's That that makes sense.

Yeah. There's a we we do this all the time at my company. We said, hey. These are our best fit customers, and we looked at, like, the lifetime value of them.

And we're like, wow. We actually thought it was this ICP, and it's actually a different one. But we had we had three years of data in HubSpot. And so I don't care if you have three years or three days.

If you don't have that data at all, you're just gonna be guessing. And so I'd rather start now than you come up in six months down the road. You're still gonna be guessing.

Sakit.

Yeah. Hey, Brian. Thanks for this content. It's really great. I just had a question on the last piece where, you know, I get the fact that you built a process map in Miro. Great. Then you showed that you you coded that in in the CRM.

But how are you like, are you building rules in the CRM that that that's able to say this rep didn't follow these the process, so I'm gonna flag?

Yep. So, you kinda build what I call, like I don't know. You can call them adoption reports or, like, bad behavior reports is kinda what I prefer to call.

So you're building the report that's the inverse of the action that you want. And so you're building reports of contacts that don't have a sales activity. That means they never got followed up with. You're building reports on they only got one sales activity, or they're sitting in stage zero, or they never booked a meeting and never got added to the sequence. And so if you look at this, like, I just like, inbound are are let's see. Like, conversion page is current contact us form.

Now when sequence equals false.

If I know the contact if I have the contact owner, I know Diana's not following the process.

So what is the inverse of the exact process you want and just do the opposite, and then you have all these reports that show bad behavior. There was this recently happened with me where we use, playbooks in, in HubSpot, and I they weren't using them. And so I created a report of every deal that should have had a playbook that didn't. And within two weeks, every single deal not only backfilled their playbooks, but we never had this issue again.

And so you build reports that if you're on it, you're do you're exhibiting bad behavior, and then you you put it on their dashboard and say, I want this zero every week. And so the easiest way to say thing that's instead of retrading them on Zoom, no one wants to hear you or me on Zoom. You just say, make this report zero. Teach them what the report filters are.

And if the report is zero or it's empty, you're by default following the process.

Okay. That's that's the easiest thing that I've done, especially with large teams. Christina build that report. Sorry. One last question. To build that report, do you need a lot of custom, custom work in the CRM?

No. Conversion is automatic by HubSpot. Now in sequence is automatic by HubSpot. Sequence enrollment is automatic by HubSpot.

Number of sales activity is automatic. Last activity date's automatic. So, like, don't overthink it. If they don't have activity and they filled out a form, they're not being followed up with. Thank you. Christina.

Sorry. I took a second to unmute. Thank you for the session again.

Wanted to follow-up on the what's it called, the GTM survey and, like, having that be an activity for a few folks on the team.

So it's great timing. I'm heading over to the office and traveling over to to be in person with folks. So I'm wondering how you've allocated time for that.

Like, yeah, I guess, how many people you typically have this conversation with, whether it's one on one, how you facilitate walking through and, how much time it typically takes.

I usually get this done within thirty minutes, and this is my first conversation with new customers. And so they don't know who who I am, and I don't know who they are. And so if I could do it in thirty minutes with people I don't know, you should go do it in thirty minutes with people you do know.

Like, obviously, you can prefill out some of this stuff. I would never prefill this out because this is always the one people have discrepancies on.

So I pre I prefill out some of it, especially because people are like, oh, I need some examples. And so customize this to your business, maybe fill out one or two, and then say, what am I missing here?

And this one is actually really interesting. This one, a lot of people don't have a lot of ideas because they don't really have the the primary KPI concept with their data model. Like, that's not something they really think about. So this one might be more difficult, but these these first three are pretty simple. And I'd say within thirty minutes, you could definitely get to it. But the thing is you have to follow-up with, like, you were wrong or you were right.

Like, average deal amount, like, the whole point of this is to say, we actually have this in our CRM, and it's it's incorrect or it's wrong based on your thought of this. So that's like, if you don't follow-up with it, they're gonna keep this false sense of entitlement that they know their business so well. They don't even care about the CRM because it's all in their head. So you definitely wanna follow-up with that.

Average sales cycle, everyone no one knows what this is. Everyone's you can remove outliers that and everyone's like, oh, forty five days. And I'm like, well, HubSpot is a hundred and twelve. So, like, no wonder you're not hitting your goals.

So, there's a certain parts of these that should be obvious on which ones are kinda gotchas that are more gut check versus data. Those are the ones that really eliminate. So what I would do, if this is coming up, like, in a couple weeks, I try to find this data yourself and have a different copy or I get hidden tab for each of these and kinda do a show and tell.

Nice. Okay. Thank you.

Lindsey.

Thanks, Brian. How do you guys think about, documentation of, like, then the data dictionary tied to these processes? Because one of the primary mistakes I've experienced is that, there's a misunderstanding as to what data fields are being used to drive certain actions or certain reporting.

How how are you guys thinking about that documentation? How do you keep it up to date if you are, documenting it in some way?

I don't I don't know if I have a great answer. I I don't think we do that well, if I'm being honest. Like, it like, we have things like data dictionaries, but I guess, like, we force our team to use the system. Like, everyone on our team has a HubSpot license so that, like, it's and we and during training, we go through a lot of these flows.

And so the hope is that it's it's retained throughout, and they kinda understand this. We also, like, look at our our goals and company performance on a monthly level extremely, granularly. And so we are constantly reinforcing the things that matter in our business. And then we run, like, full quarterly business reviews where we dive into a lot of these metrics.

And so the hope is that we we provide so much information around what these mean and train on them that we don't necessary we should have a central repository data dictionary that everyone goes to. But we have it somewhere, but the reality is no one is probably looking at it after their first couple weeks, you know, in their seat. And so I think the best way to do it is just constantly overcommunicate some of these things.

Gotcha.

If you've got a data dictionary template you wanna share, though, you know, hey. We're all we're all in the sharing mode.

Well, my question was a little self serving in the sense that I've only done it in a Google Sheet before, and I found that it gets out of date so quickly that it it tended to almost be as misleading as if we didn't have anything.

So I was just curious if Yeah.

There's a, there's a Chrome extension called, Superd or Sidekick, and this is kind of its intent. And so this is we don't do a great job of it, but this is the idea is that you have, like, all, like, your definitions for stuff. So, like, what's the new ticket process? How do we do like, what's our account health score? And it all lives over overlay in whatever app you're on.

Oh, that's cool.

Okay. Yeah.

That was exactly This is this is the tool that we use, and so I guess I can show you.

So if you look at account health score, it's gonna show you this exact card. But if I go to an actual account, it's actually gonna pop populate and show me exactly what that looks like.

Sorry. This is really on a tangent.

But Yeah.

Sorry.

It's kinda This, like, this, like, account you can see how this account health score has a little RevPartners logo.

If I click on it, it's gonna pull up this exact definition. So we have this throughout our system, and it's people are like, hey. What is, like, the account status of this? What does it mean? These are our definitions here.

Perfect. Does it tell you what processes so let's say you're using last source as the trigger event for a certain process.

Will it tell you that? You'd have to add that in there. This is all manually typed in. But, yeah, this this is, this is called super.

It it's free to use. So Superd. Okay. I can I can drop this in the chat as well?

Alright. I don't think there's any more questions.

Thank you.

Thanks everyone for staying on. You guys are awesome, and, I'll see you next week. I'll try to share those templates, in the Slack in case people have, trouble accessing them.

Are you open for one more question, Brian?

Yeah. Sure.

The the assessment you're the the template you shared for the assessment, is that something that you used, commercially, or is that something that you've kinda pulled together for this class?

No. We use we we use that for all of our new customers. Awesome.

And then how much time do you usually spend on the assessment? Like, how many weeks?

Or Oh, the revenue the the full revenue into diagnostic?

Yeah.

It takes three to four weeks because the end is a present the end the end is a presentation where we present, like, a six month road map.

So you kinda have to get pretty deep into it. There's other things you can work on during that time. But if you were doing this internally, I would take a slightly different approach because you know about the business. But going from, I've never talked to you before, to telling you how to fix your business for the next six months, it definitely takes a bunch of discovery, and so that's why it takes long.

Okay. Great. Thanks so much.

Yep.

Alright. Thanks, everyone. I really appreciate it. Thanks, Allison, as always. And if you guys have questions, just shoot me a Slack.

Thank you, everyone. Take care. I'm about to send the links right now to the presentation deck and recording. Have a wonderful week ahead. Bye, everyone. Thank you.